Langsung ke konten utama

Tugas Rutin dan Tugas Khusus Sekretaris



Tugas seorang sekretaris mencakup 2 hal yaitu Tugas Rutin dan Tugas Khusus. 


Tugas rutin merupakan tugas yang dikerjakan setiap hari dan tidak memerlukan perintah khusus dari pimpinan. diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Menerima tamu, seorang sekretaris perlu mengetahui sifat atau kedudukan dan perilaku tamu yang datang. Dengan demikian seorang sekretaris harus memperlakukan setiap tamu dengan sopan, ramah, bijaksana dan penuh perhatian. 

b. Pengurusan surat masuk, tugas utama seorang sekretaris jika tiba di kantor yaitu memeriksa ada tidaknya surat masuk. Biasanya pimpinan memulai bekerja dengan membaca surat-surat masuk yang sudah diproses oleh sekretarisnya. 

c. Mengatur perjalanan dinas pimpinan, pimpinan yang berperan sebagai pengambil keputusan dalam suatu perusahaan tidak hanya bekerja didalam ruang kerjanya saja. Tetapi, pimpinan sering mengadakan pertemuan dengan rekan atau relasi bisnis dengan mengunjungi tempat. Hal yang dilakukan sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan yaitu dengan mengatur tujuan keberangkatan serta transportasi yang digunakan, mengurus akomodasi, mempersiapkan jadwal perjalanan & pertemuan yang diadakan, mempersiapkan dokumen yang diperlukan, mempersiapkan keperluan keuangan. 

Tugas khusus adalah tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian khusus. Ada beberapa tugas khusus menurut Hendarto & Tulusharyono, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Mengurus surat keluar, surat keluar merupakan tulisan yang berisikan perintah dari pimpinan dan dikirimkan kepada orang, perusahaan, atau diluar instansi sendiri sesuai alamat yang dicantumkan. Surat ini biasanya berupa pemberitahuan, undangan pertemuan / rapat, jawaban dari surat yang telat dikirimkan, dan undangan kerjasama. Peran sekretaris pada tugas khusus ini karena menyangkut tentang perusahaan maka dari itu sekretaris harus bisa menjaga rahasia. 

b. Menyusun laporan, merupakan tujuan akhir dari setiap proses data atau informasi yang sebelumnya dikumpulkan dan diproses dalam sebuah perusahaan. Laporan sebagai informasi balik yang menjadi dasar penentuan kebijakan dan pengambilan keputusan. Selain itu laporan juga dijadikan sebagai proses evaluasi terhadap sesuatu yang telah dilaksanakan. 

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

KODE ETIK PROFESI SEKRETARIS

  KODE ETIK PROFESI SEKRETARIS Khusus profesi sekretaris, kode etik yang telah disepakati bersama oleh para anggotanya, guna mengatur tingkah laku setiap anggota sesama profesi sekretaris, meliputi: Menjunjung tinggi kehormatan dan kemuliaan serta nama baik profesi sekretaris Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah laku, baik dalam melaksanakan tugas maupun melayani di luar lingkungan kerja dan masyarakat Menjaga kerahasiaan segala informasi demi kepentingan pribadi Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau kerja sama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi, baik di dalam maupun di luar lingkungan pekerjaan Dalam kaitan dengan hubungan masyarakat atau tata pergaulan, maka seorang sekretaris perlu memiliki kepribadian yang mantap, meliputi: Perilaku : Dalam berperilaku hendaknya berorientasi pada tugas pokok sebagai sekretaris bukan pada kepentingan pribadinya. Sikap yang perlu di
Posting Komentar
Baca selengkapnya

ETIKA DAN ETIKET SEBAGAI SEKRETARIS

  ETIKA SEKRETARIS Ditinjau dari segi etimologi (asal-usul kata), “etika” berasal dari bahasa Yunani kuno. Kata Yunani “ethos” dalam bentuk tunggal mempunyai banyak arti: tempat tinggal yang biasa; padang rumput; kebiasaan, adat; akhlak, watak; perasaan, sikap, cara berpikir. Kata “etis” berasal dari bahasa Belanda, “ethisch”, artinya: termasuk dalam bidang baik dan buruk. Dengan demikian menurut pengertiannya yang asli, sesuatu yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat. Sedangkan, kata sekretaris berasal dari kata Inggris, yaitu “secret” yang artinya rahasia. Jadi tugas tugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan ETIKA PROFESI SEKRETARIS Etika profesi sekretaris akan memberi arah dan petunjuk untuk membentuk kepribadian seorang sekretaris sesuai dengan bidang profesinya. Etika profesi sekretaris menjiwai seorang sekretaris dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga menyelesaikannya dengan seksama untuk memperoleh hasil k
Posting Komentar
Baca selengkapnya

PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

  Komunikasi Organisasi sangat penting dan layak untuk dipelajari karena banyak orang tertarik dan memberikan perhatian. Hal ini dikarenakan untuk mengetahui keahlian serta prinsip yang dapat dimanfaatkan untuk mewujudkan tujuan organisasi baik organisasi sosial seperti pendidikan dan rumah sakit maupun komersial seperti lembaga bisnis dan industri Komunikasi berasal dari bahasa Latin “communis” atau “common” dalam bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi = berusaha menyamakan makna, “commonness” . Melalui komunikasi kita berbagi informasi, gagasan atau bahkan sikap kita dengan orang lain (partisipan). Kendala dalam berkomunikasi: tidak selalu kita memiliki kesamaan makna dari suatu lambing yang sama.  Oleh karena ini komunikasi seharusnya dipertimbangkan sebagai suatu aktivitas dimana tidak ada tindakan atau ungkapan yang diberi makna secara penuh, kecuali jika diinterpretasikan oleh partisipan komunikasi yang terlibat .  Goldhaber mengatakan, Komunikasi organis
Posting Komentar
Baca selengkapnya