Tugas Rutin dan Tugas Khusus Sekretaris

Tugas seorang sekretaris mencakup 2 hal yaitu Tugas Rutin dan Tugas Khusus. 

Tugas rutin merupakan tugas yang dikerjakan setiap hari dan tidak memerlukan perintah khusus dari pimpinan. diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Menerima tamu, seorang sekretaris perlu mengetahui sifat atau kedudukan dan perilaku tamu yang datang. Dengan demikian seorang sekretaris harus memperlakukan setiap tamu dengan sopan, ramah, bijaksana dan penuh perhatian. 

b. Pengurusan surat masuk, tugas utama seorang sekretaris jika tiba di kantor yaitu memeriksa ada tidaknya surat masuk. Biasanya pimpinan memulai bekerja dengan membaca surat-surat masuk yang sudah diproses oleh sekretarisnya. 

c. Mengatur perjalanan dinas pimpinan, pimpinan yang berperan sebagai pengambil keputusan dalam suatu perusahaan tidak hanya bekerja didalam ruang kerjanya saja. Tetapi, pimpinan sering mengadakan pertemuan dengan rekan atau relasi bisnis dengan mengunjungi tempat. Hal yang dilakukan sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan yaitu dengan mengatur tujuan keberangkatan serta transportasi yang digunakan, mengurus akomodasi, mempersiapkan jadwal perjalanan & pertemuan yang diadakan, mempersiapkan dokumen yang diperlukan, mempersiapkan keperluan keuangan. 

Tugas khusus adalah tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian khusus. Ada beberapa tugas khusus menurut Hendarto & Tulusharyono, diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Mengurus surat keluar, surat keluar merupakan tulisan yang berisikan perintah dari pimpinan dan dikirimkan kepada orang, perusahaan, atau diluar instansi sendiri sesuai alamat yang dicantumkan. Surat ini biasanya berupa pemberitahuan, undangan pertemuan / rapat, jawaban dari surat yang telat dikirimkan, dan undangan kerjasama. Peran sekretaris pada tugas khusus ini karena menyangkut tentang perusahaan maka dari itu sekretaris harus bisa menjaga rahasia. 

b. Menyusun laporan, merupakan tujuan akhir dari setiap proses data atau informasi yang sebelumnya dikumpulkan dan diproses dalam sebuah perusahaan. Laporan sebagai informasi balik yang menjadi dasar penentuan kebijakan dan pengambilan keputusan. Selain itu laporan juga dijadikan sebagai proses evaluasi terhadap sesuatu yang telah dilaksanakan.