KODE ETIK PROFESI SEKRETARIS

 

KODE ETIK PROFESI SEKRETARIS

Khusus profesi sekretaris, kode etik yang telah disepakati bersama oleh para anggotanya, guna mengatur tingkah laku setiap anggota sesama profesi sekretaris, meliputi:

• Menjunjung tinggi kehormatan dan kemuliaan serta nama baik profesi sekretaris
• Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah laku, baik dalam melaksanakan tugas maupun melayani di luar lingkungan kerja dan masyarakat
• Menjaga kerahasiaan segala informasi demi kepentingan pribadi
• Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau kerja sama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional
• Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi, baik di dalam maupun di luar lingkungan pekerjaan

Dalam kaitan dengan hubungan masyarakat atau tata pergaulan, maka seorang sekretaris perlu memiliki kepribadian yang mantap, meliputi:

1. Perilaku : Dalam berperilaku hendaknya berorientasi pada tugas pokok sebagai sekretaris bukan pada kepentingan pribadinya. Sikap yang perlu dimiliki adalah kebijaksanaan, tenang, tulus ikhlas, jujur, kreatif, dan percaya diri.
2. Penampilan : Sikap jasmani yang baik disertai penampilan yang rapi mencerminkan pribadi yang anggun. Memiliki kecakapan atau kemampuan, pengertian, kebijaksanaan, kewaspadaan, dan kecermatan yang dapat diandalkan.
3. Keterbukaan : Keterbukaan akan menghilangkan rasa curiga dan menumbuhkan saling percaya, sehingga segala pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik. Dengan bersikap terbuka, semua tamu yang datang mendapat kesan yang baik dan menyenangkan.
4. Kemampuan daya tangkap dan pemahaman : Keberhasilan dan kegagalan seorang sekretaris seringkali ditentukan oleh kemampuannya dalam menangani tamu, apakah tamu tersebut perlu dipertemukan dengan pimpinan, disalurkan kepada bagian lain, atau cukup ditangani sendiri. Ia harus cepat tanggap dalam segala situasi yang menguntungkan. Apa yang diinginkan oleh pimpinan harus dapat segera dicerna dan dilaksanakan secepat mungkin dengan sebaik-baiknya. Hal inilah yang menunjang keberhasilan dalam kariernya.
5. Menyenangkan orang lain : Menyenangkan orang lain melalui saling menghargai dan menghormati dalam suatu kantor/perusahaan sehingga meningkatkan gairah kerja. Perilaku seorang sekretaris yang menyenangkan adalah selalu menyapa dengan ramah, menyebut dan menulis nama orang dengan benar. Menawarkan pelayanan khusus seperti memesan taksi, mengatakan atau mengucapkan kata-kata selamat berpisah kepada seorang tamu yang akan meninggalkan ruangan tempat ia bekerja.
6. Kemampuan untuk memahami perasaan orang lain: Kemampuan ini dimulai dari introspeksi pada diri sendiri. Pada waktu seorang sekretaris menyampaikan pesan dari pimpinan kepada orang lain, ia harus menunjukkan kesan bahwa ia telah berusaha sedapat mungkin untuk memahami dan memaklumi. Bila harus menyampaikan pesan pimpinan untuk menolak seorang tamu, maka sikapnya harus jujur dan menunjukkan rasa ikut kecewa, namun penolakan tersebut perlu disampaikan kepada yang bersangkutan. Sebaliknya, ia bersikap lugas dan jujur tetapi tegas dari pada bersikap berpura-pura.
7. Keterusterangan : Seorang sekretaris dituntut perlu memiliki jiwa besar, yaitu mengakui kesalahan-kesalahan atau kekeliruan yang telah dilakukannya dan berusaha untuk memperbaiki agar tidak terulang lagi di kemudian hari. Bersedia menerima saran dan kritik demi kemajuan dan pengembangan pribadinya. Tidak perlu menutupi kekurangan yang telah ia lakukan. Dengan demikian, ia tidak perlu mencari kompensasi untuk menutupi kekurangannya.
8. Kegembiraan : Menunjukkan roman muka yang ceria dan gembira agar orang lain juga ikut bergembira. Senang membantu atau menolong orang lain tanpa pamrih. Berusaha membuat orang lain senang, sehingga beban berat yang mungkin diderita orang lain akan menjadi ringan dan malah bisa hilang serta mungkin akan tercipta suatu suasana hidup yang dinamis.
9. Kemampuan untuk memberi perhatian : Dalam hal ini seorang sekretaris perlu belajar menjadi pendengar yang baik, agar dapat menangkap apa yang dikatakan oleh lawan bicara. Segala sesuatu yang dirasa kurang cocok yang telah dilakukan oleh orang lain, ia perlu memberitahukan yang kurang cocok tersebut dengan ramah, sehingga orang tersebut akan berterima kasih atas perhatiannya
10. Kemampuan Berkomunikasi : Kemampuan untuk berkomunikasi yang efektif, yaitu kemampuan menyampaikan pesan langsung pada maksudnya, tanpa basa-basi dengan berbagai alasan yang dibuat. Bicara perlahan-lahan, tetapi mantap dan jelas, sehingga lawan bicara cepat memahami pesan yang disampaikan.