Langsung ke konten utama

Tata Cara Menangani Tamu


         Hal hal yang harus diperhatikan sekretaris saat menerima tamu kantor

  1. Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.
  2. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.
  3. Ketika akan memasuki ruang yang ada tamunya didalam hendaknya mengetuk pintu. kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.
  4. Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertaas catatan.
  5. Ketika tamu akan meninggalkan ruang, buka kan pintu dengan ramah dan sopan. 



Dalam menangani tamu, sekrtaris dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut (L.Gaol, 2015) (Bosco, 2010) :

  1. Menyapa dan mencatat identitas tamu

Tahap ini perlu mengacu pada SOP di organisasi. Pencatatan bisa terjadi di satpam, di recepsionis, atau langsung di sekretaris. Selain di bagian mana harus mencatat identitas dan tujuan, organisasi pasti menentukan caranya termasuk dimana menunggu, siapa yang menjemput dan mengantarkan tamu kembali, dan aturan-aturan keamanan lain yang diperlukan.

2. Memastikan dengan Pimpinan

Setelah mengetahui data tamu, dan diketahui tujuannya secara mendetail (terutama yang belum punya janji temu), maka sekretaris harus memastikan apakah pimpinan mau menerimanya. Jika mau, lakukan langkah yang sudah diberitahu di atas (mengantar, atau diminta menunggu). Jika pimpinan menolak, sekretaris memberikan alasan (bisa yang sebenarnya, bisa pula harus dilakukan secara diplomatis).

3. Mengantar kembali setelah selesai

Tahap ini dilakukan jika memang ada peraturan dari perusahaan bahwa tamu harus diantarkan kembali ke pintu utama.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

KODE ETIK PROFESI SEKRETARIS

  KODE ETIK PROFESI SEKRETARIS Khusus profesi sekretaris, kode etik yang telah disepakati bersama oleh para anggotanya, guna mengatur tingkah laku setiap anggota sesama profesi sekretaris, meliputi: Menjunjung tinggi kehormatan dan kemuliaan serta nama baik profesi sekretaris Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah laku, baik dalam melaksanakan tugas maupun melayani di luar lingkungan kerja dan masyarakat Menjaga kerahasiaan segala informasi demi kepentingan pribadi Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau kerja sama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi, baik di dalam maupun di luar lingkungan pekerjaan Dalam kaitan dengan hubungan masyarakat atau tata pergaulan, maka seorang sekretaris perlu memiliki kepribadian yang mantap, meliputi: Perilaku : Dalam berperilaku hendaknya berorientasi pada tugas pokok sebagai sekretaris bukan pada kepentingan pribadinya. Sikap yang perl...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

ETIKA DAN ETIKET SEBAGAI SEKRETARIS

  ETIKA SEKRETARIS Ditinjau dari segi etimologi (asal-usul kata), “etika” berasal dari bahasa Yunani kuno. Kata Yunani “ethos” dalam bentuk tunggal mempunyai banyak arti: tempat tinggal yang biasa; padang rumput; kebiasaan, adat; akhlak, watak; perasaan, sikap, cara berpikir. Kata “etis” berasal dari bahasa Belanda, “ethisch”, artinya: termasuk dalam bidang baik dan buruk. Dengan demikian menurut pengertiannya yang asli, sesuatu yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat. Sedangkan, kata sekretaris berasal dari kata Inggris, yaitu “secret” yang artinya rahasia. Jadi tugas tugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan ETIKA PROFESI SEKRETARIS Etika profesi sekretaris akan memberi arah dan petunjuk untuk membentuk kepribadian seorang sekretaris sesuai dengan bidang profesinya. Etika profesi sekretaris menjiwai seorang sekretaris dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga menyelesaikannya dengan seksama untuk memperoleh has...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

KEARSIPAN

Dalam dunia sekretaris, kearsipan sangat dibutuhkan dalam pekerjaannya. Pengelolaan arsip perlu dilakukan secara efektif, efisien, dan profesional agar arsip dapat disimpan dengan baik dan tersusun untuk menghindari dokumen hilang. Membuat klasifikasi arsip untuk memudahkan pengarsipan. Klasifikasi itu dimaksudkan untuk mengatur arsip agar secara tepat dapat disimpan. Selain itu, juga secara cepat dan tepat pula dapat ditemukan kembali apabila arsip itu diperlukan. Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi yang dibuat dan diterima oleh lembaga, perseorangan, atau organisasi. Tujuan dari kearsipan yaitu  :  Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman Bila dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat...
Posting Komentar
Baca selengkapnya