Langsung ke konten utama

Tata Cara Menangani Tamu


         Hal hal yang harus diperhatikan sekretaris saat menerima tamu kantor

  1. Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.
  2. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.
  3. Ketika akan memasuki ruang yang ada tamunya didalam hendaknya mengetuk pintu. kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.
  4. Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertaas catatan.
  5. Ketika tamu akan meninggalkan ruang, buka kan pintu dengan ramah dan sopan. 



Dalam menangani tamu, sekrtaris dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut (L.Gaol, 2015) (Bosco, 2010) :

  1. Menyapa dan mencatat identitas tamu

Tahap ini perlu mengacu pada SOP di organisasi. Pencatatan bisa terjadi di satpam, di recepsionis, atau langsung di sekretaris. Selain di bagian mana harus mencatat identitas dan tujuan, organisasi pasti menentukan caranya termasuk dimana menunggu, siapa yang menjemput dan mengantarkan tamu kembali, dan aturan-aturan keamanan lain yang diperlukan.

2. Memastikan dengan Pimpinan

Setelah mengetahui data tamu, dan diketahui tujuannya secara mendetail (terutama yang belum punya janji temu), maka sekretaris harus memastikan apakah pimpinan mau menerimanya. Jika mau, lakukan langkah yang sudah diberitahu di atas (mengantar, atau diminta menunggu). Jika pimpinan menolak, sekretaris memberikan alasan (bisa yang sebenarnya, bisa pula harus dilakukan secara diplomatis).

3. Mengantar kembali setelah selesai

Tahap ini dilakukan jika memang ada peraturan dari perusahaan bahwa tamu harus diantarkan kembali ke pintu utama.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

KODE ETIK PROFESI SEKRETARIS

  KODE ETIK PROFESI SEKRETARIS Khusus profesi sekretaris, kode etik yang telah disepakati bersama oleh para anggotanya, guna mengatur tingkah laku setiap anggota sesama profesi sekretaris, meliputi: Menjunjung tinggi kehormatan dan kemuliaan serta nama baik profesi sekretaris Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah laku, baik dalam melaksanakan tugas maupun melayani di luar lingkungan kerja dan masyarakat Menjaga kerahasiaan segala informasi demi kepentingan pribadi Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau kerja sama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi, baik di dalam maupun di luar lingkungan pekerjaan Dalam kaitan dengan hubungan masyarakat atau tata pergaulan, maka seorang sekretaris perlu memiliki kepribadian yang mantap, meliputi: Perilaku : Dalam berperilaku hendaknya berorientasi pada tugas pokok sebagai sekretaris bukan pada kepentingan pribadinya. Sikap yang perlu di
Posting Komentar
Baca selengkapnya

PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

  Komunikasi Organisasi sangat penting dan layak untuk dipelajari karena banyak orang tertarik dan memberikan perhatian. Hal ini dikarenakan untuk mengetahui keahlian serta prinsip yang dapat dimanfaatkan untuk mewujudkan tujuan organisasi baik organisasi sosial seperti pendidikan dan rumah sakit maupun komersial seperti lembaga bisnis dan industri Komunikasi berasal dari bahasa Latin “communis” atau “common” dalam bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi = berusaha menyamakan makna, “commonness” . Melalui komunikasi kita berbagi informasi, gagasan atau bahkan sikap kita dengan orang lain (partisipan). Kendala dalam berkomunikasi: tidak selalu kita memiliki kesamaan makna dari suatu lambing yang sama.  Oleh karena ini komunikasi seharusnya dipertimbangkan sebagai suatu aktivitas dimana tidak ada tindakan atau ungkapan yang diberi makna secara penuh, kecuali jika diinterpretasikan oleh partisipan komunikasi yang terlibat .  Goldhaber mengatakan, Komunikasi organis
Posting Komentar
Baca selengkapnya
UPACARA PROTOKOLER  Protokoler merupakan serangkaian aturan dalam sebuah acara yang sangat berperan dalam mensukseskan suatu kegiatan formal/non formal yang dilaksanakan oleh institusi atau organisasi. Petugas protokoler mempersiapkan dan mengelola suatu kegiatan demi menjaga kredebilitas dan citra institusi agar tetap baik dan efektif. Sebuah acara akan berjalan dengan baik dan berjalan secara optimal apabila acara tersebut dibingkai dalam protokol persiapan/perencanaan yang optimal pula. Sebagaimana kita ketahui apabila kita melaksanakan acara tanpa perencanaan yang baik, maka hal tersebut sama dengan merencanakan sebuah kegagalan. Berikut ini merupakan contoh kegiatan Pelantikan Jabatan Esselon 1 di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia
Posting Komentar
Baca selengkapnya