Langsung ke konten utama

KEARSIPAN

Dalam dunia sekretaris, kearsipan sangat dibutuhkan dalam pekerjaannya. Pengelolaan arsip perlu dilakukan secara efektif, efisien, dan profesional agar arsip dapat disimpan dengan baik dan tersusun untuk menghindari dokumen hilang. Membuat klasifikasi arsip untuk memudahkan pengarsipan. Klasifikasi itu dimaksudkan untuk mengatur arsip agar secara tepat dapat disimpan. Selain itu, juga secara cepat dan tepat pula dapat ditemukan kembali apabila arsip itu diperlukan.

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi yang dibuat dan diterima oleh lembaga, perseorangan, atau organisasi.

Tujuan dari kearsipan yaitu  : 

  • Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
  • Bila dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat 
  • Menghemat tempat dan tenaga 
  • Menjaga dokumen

Fungsi dari kearsipan yaitu :

  • Sebagai sumber informasi bagi pimpinan yang membutuhkan dalam menghadapi permasalahan
  • Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian
  • Sebagai alat bukti tertulis suatu hal 
  • Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau sebagai bukti sejarah

Jenis Arsip menurut fungsinya :

  • Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari 
  • Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Arsip Sentralisasi
Arsip sentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dip;usatkan pada suatu bagian organisasi atau unit kerjatersendiri, yakni semua warkat atau dokumen disimpan dalam suatu tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri.



Arsip Desentralisasi
Arsip desentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu unit atau bagian organisasi tetapi penyimpanan surat atau warkat dilakukan pada bagian secara sendiri-sendiri. 





Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

KODE ETIK PROFESI SEKRETARIS

  KODE ETIK PROFESI SEKRETARIS Khusus profesi sekretaris, kode etik yang telah disepakati bersama oleh para anggotanya, guna mengatur tingkah laku setiap anggota sesama profesi sekretaris, meliputi: Menjunjung tinggi kehormatan dan kemuliaan serta nama baik profesi sekretaris Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah laku, baik dalam melaksanakan tugas maupun melayani di luar lingkungan kerja dan masyarakat Menjaga kerahasiaan segala informasi demi kepentingan pribadi Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau kerja sama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi, baik di dalam maupun di luar lingkungan pekerjaan Dalam kaitan dengan hubungan masyarakat atau tata pergaulan, maka seorang sekretaris perlu memiliki kepribadian yang mantap, meliputi: Perilaku : Dalam berperilaku hendaknya berorientasi pada tugas pokok sebagai sekretaris bukan pada kepentingan pribadinya. Sikap yang perlu di
Posting Komentar
Baca selengkapnya

PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

  Komunikasi Organisasi sangat penting dan layak untuk dipelajari karena banyak orang tertarik dan memberikan perhatian. Hal ini dikarenakan untuk mengetahui keahlian serta prinsip yang dapat dimanfaatkan untuk mewujudkan tujuan organisasi baik organisasi sosial seperti pendidikan dan rumah sakit maupun komersial seperti lembaga bisnis dan industri Komunikasi berasal dari bahasa Latin “communis” atau “common” dalam bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi = berusaha menyamakan makna, “commonness” . Melalui komunikasi kita berbagi informasi, gagasan atau bahkan sikap kita dengan orang lain (partisipan). Kendala dalam berkomunikasi: tidak selalu kita memiliki kesamaan makna dari suatu lambing yang sama.  Oleh karena ini komunikasi seharusnya dipertimbangkan sebagai suatu aktivitas dimana tidak ada tindakan atau ungkapan yang diberi makna secara penuh, kecuali jika diinterpretasikan oleh partisipan komunikasi yang terlibat .  Goldhaber mengatakan, Komunikasi organis
Posting Komentar
Baca selengkapnya
UPACARA PROTOKOLER  Protokoler merupakan serangkaian aturan dalam sebuah acara yang sangat berperan dalam mensukseskan suatu kegiatan formal/non formal yang dilaksanakan oleh institusi atau organisasi. Petugas protokoler mempersiapkan dan mengelola suatu kegiatan demi menjaga kredebilitas dan citra institusi agar tetap baik dan efektif. Sebuah acara akan berjalan dengan baik dan berjalan secara optimal apabila acara tersebut dibingkai dalam protokol persiapan/perencanaan yang optimal pula. Sebagaimana kita ketahui apabila kita melaksanakan acara tanpa perencanaan yang baik, maka hal tersebut sama dengan merencanakan sebuah kegagalan. Berikut ini merupakan contoh kegiatan Pelantikan Jabatan Esselon 1 di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia
Posting Komentar
Baca selengkapnya