KEARSIPAN

Dalam dunia sekretaris, kearsipan sangat dibutuhkan dalam pekerjaannya. Pengelolaan arsip perlu dilakukan secara efektif, efisien, dan profesional agar arsip dapat disimpan dengan baik dan tersusun untuk menghindari dokumen hilang. Membuat klasifikasi arsip untuk memudahkan pengarsipan. Klasifikasi itu dimaksudkan untuk mengatur arsip agar secara tepat dapat disimpan. Selain itu, juga secara cepat dan tepat pula dapat ditemukan kembali apabila arsip itu diperlukan.

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi yang dibuat dan diterima oleh lembaga, perseorangan, atau organisasi.

Tujuan dari kearsipan yaitu  : 

• Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
• Bila dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat 
• Menghemat tempat dan tenaga 
• Menjaga dokumen

Fungsi dari kearsipan yaitu :

• Sebagai sumber informasi bagi pimpinan yang membutuhkan dalam menghadapi permasalahan
• Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian
• Sebagai alat bukti tertulis suatu hal 
• Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau sebagai bukti sejarah

Jenis Arsip menurut fungsinya :

• Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari 
• Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Arsip Sentralisasi

Arsip sentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dip;usatkan pada suatu bagian organisasi atau unit kerjatersendiri, yakni semua warkat atau dokumen disimpan dalam suatu tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri.

Arsip Desentralisasi

Arsip desentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu unit atau bagian organisasi tetapi penyimpanan surat atau warkat dilakukan pada bagian secara sendiri-sendiri.