Dalam dunia sekretaris, kearsipan sangat dibutuhkan dalam pekerjaannya. Pengelolaan arsip perlu dilakukan secara efektif, efisien, dan profesional agar arsip dapat disimpan dengan baik dan tersusun untuk menghindari dokumen hilang. Membuat klasifikasi arsip untuk memudahkan pengarsipan. Klasifikasi itu dimaksudkan untuk mengatur arsip agar secara tepat dapat disimpan. Selain itu, juga secara cepat dan tepat pula dapat ditemukan kembali apabila arsip itu diperlukan.
Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi yang dibuat dan diterima oleh lembaga, perseorangan, atau organisasi.
Tujuan dari kearsipan yaitu :
- Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
- Bila dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat
- Menghemat tempat dan tenaga
- Menjaga dokumen
Fungsi dari kearsipan yaitu :
- Sebagai sumber informasi bagi pimpinan yang membutuhkan dalam menghadapi permasalahan
- Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian
- Sebagai alat bukti tertulis suatu hal
- Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau sebagai bukti sejarah
Jenis Arsip menurut fungsinya :
- Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari
- Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Komentar
Posting Komentar